【小墩】不会做会议记录的你,正在失去职场竞争力

07-07 00:00发布

观点资讯
小墩简历 原创,如需商业用途或转载请与小墩简历联系,谢谢配合。

在职场上,一流的行政做事情会做到 100% ,而二流的行政,也许能完成 90% ,但是,你千万不要觉得这只有 10% 的差距。

就是这关键的 10% ,决定了你月薪 3 千,还是月薪 3 万,决定了你是可以成为行政主管,还是依旧是行政专员。

曾经,一个大型互联网公司的行政主管问过一个问题:为同样一次会议做记录,一流行政的 “会议记录” 所带来的价值,和一个行政小白所能带来的价值,中间能相差多少倍?

有说差两倍的,也有说差三倍的。

“能相差十倍” ,最后她说。

所有的差距,其实就在于细微之处。在某种意义上,行政人才也是稀缺的,因为大多数人会忽视细节,所以,当你能够利用你所做的会议记录多创造两三倍的价值,你就能逐渐跻身稀缺人才的行业,提高核心竞争力。

这就回归到了本质问题,会议记录应该怎么做?怎样才能使你做的会议记录更具有价值?

首先,让我们明确一份有价值的会议记录都应该具备哪些核心要素:

言简意赅

记录的内容要具有逻辑性,可以帮助实施者排除干扰项。

大多数人往往会尽可能的记录每一个人的发言,然而这种机械式的、力求面面俱到的记录方式往往会适得其反。

比如说小A发表观点时突然小C插进来,这时就需要记录者做出调整,这种情况下可以通过列出 3w 来理清发言人的逻辑,即:

who(谁)

when(什么时间)

what (说了什么或做了什么)

通过这种方式对每个发言者的观点进行分别记录,使每个人的发言形成一个完整的话语体系;同时可以使个人明确规划,如:小A周末前完成…,小C周三前完成…,帮实施者排除干扰项。

指出问题

根据会议记录要能指认工作环节是否存在问题。

很多情况下,一个项目并非一个部门或一方独立完成,而是需要跨部门或甲方乙方共同完成,所以在项目出现问题或停滞时,可以明确根据会议记录指认哪个环节存在问题,这个环节是由谁负责,以便迅速解决问题。

找出漏洞

在一些合同条款中,能够进行比对,找出漏洞。

如果你是甲方,乙方给你递交的一份合同或会议记录,看似跟你们商讨的内容相符,但可能对方截取的是有利于对方的观点和方案,这时候会议记录能帮助你完成比照,发现漏洞,它就具有参考价值。

在明确一份有价值的会议记录所具备的核心要素之后,就需要你在会议的过程中进行统筹了。

会议前准备阶段

1、确定参加会议的人员。

在参加会议前,就需要统计参加会议的人数、参会者的名称、职位,一开始就要把重心放在主要的决策者身上。

2、理顺会议的流程。

在会议还未开始之前,就需要与主持人进行简单交流,将整个会议流程理一遍,勾画会议的框架,准确抓住会议的重点,保证记录的流畅性。

会议中记录阶段

1、会议时间、地点和参会人员不可少。

要详细记录这些要素,在会议前已经做了一些功课,这时候只需要你核实下参会人数和缺会人数,对缺会人数做备注。

2、会议议题。

会议议题如果是事先确定好的,就直接做好记录;但在大多数情况下,在会议过程中,并没有一个明确写出来的主题,可以会后对照会议材料,把主题加上去。

3、掌握的信息。

将每个人手头掌握的信息进行共享,其中包括对现有问题的了解程度、掌握的第一手资料情况,都要做记录,以便反映事物的全貌。

4、议题讨论。

会议的目的就是为了解决问题,针对问题和现状提出的意见,也是会议记录的核心部分。

在讨论的过程中:

a.多人阐发的意见相同或类似,可以只记录第一个人的发言,后面简要概括;与主题无关的内容不作记录,有时候会议记录者发现讨论内容偏差,与主题并没有太多联系,就需要适度提醒,把控会议时间,以便提高效率。

b.针对一些问题,要进行客观地讨论和交谈,不要争的面红耳赤,可以提出自己的质疑,但不要刻意针对某个人的想法,每一次讨论最终一定要出成果。

5、方案决议。

a.大多数情况下,在会议结束之前,leader会根据提出的方案作自己的判断,对会议提出的各项议题都进行总结并作出任务安排,使之最终落实到会议之后的活动中;

b.leader在会议过程中不作明确表态,这就需要在leader表态后及时做好总结,记录好人员和资源分配,应由哪个岗位的谁承担记录的工作,并为依据标准为会议记录的质量负责,以便指导实施。

会议后总结阶段

1、回顾自己的笔记,对于存在疑问的地方找相关人员咨询,进行补充说明,同时,将整理好的内容交给主持人检查,查看是否有遗漏的细节;公司如果有标准记录模板,利用模板整理一篇高质量的记录。

2、可以将会议记录输入电脑里的任务管理器,注明或设置预订完成时间,进行阶段反馈以及跟踪推进,发现问题的时候需要及时的提出调整,定期检查工作进度。

3、把会议记录存入档案,并建立相关索引,以便日后查找调用。

在会议进行过程中,有价值的信息一旦高频出现,就可能会遗漏信息,这时候需要熟练应用速记法。

a.记关键字。针对一次会议,记录发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见等;就记录一个人的发言来说,只记录其发言要点、主要论据,论证过程可以不记。

b.会使用简称或省略。名称使用简称指代;相同观点用 “同上” 就可代替;省略词语和句子中的附加成分,比如 "但是" 只记 "但" ,省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分。

c.用简单写法代替复杂写法。如用CEO代表 “首席执行官” ;用kpi代表 “关键绩效指标” ;用ipo指代 “首次公开募股” ;用kol代表 “关键意见领袖” ;用BAT代表百度、阿里巴巴、腾讯等互联网公司等等,可以平时多积累一些专业简称,用一些国际上通用的符号和外语符号代替文字。

把这些方法应用到你下一次会议中,一定会擦出不一样的火花,永远不要因为这些小细节而让你失去职场竞争力。


点赞(0)

推荐简历

文章信息

小墩简历微信

xiaodunjianli

小墩简历微博

小墩简历

小墩简历QQ

1347941057

小墩简历贴吧

更多讨论,进贴吧 讨论区

版权信息

小墩简历网站所发布展示的“简历模板”版权归小墩科技所有, 任何商业用途均须联系作者。若未经授权用作他处,小墩科技 将保留追究侵权者法律责任的权利。

杭州小墩网络科技有限公司

联系我们 - 浙ICP备16030733号

Copyright © 2016-2020 xiaodunjianli.com. All Rights Reserved.